Het organiseren van een bedrijfsevenement kan een grote klus zijn. Er komen veel zaken bij kijken. Om het evenement succesvol te maken zijn de juiste voorbereidingen noodzakelijk. In dit artikel lees je tips voor het succesvol organiseren van een bedrijfsevenement.
Duidelijk draaiboek
Een duidelijke draaiboek zorgt niet alleen voor duidelijkheid voor jezelf, maar vooral voor je medewerkers. Waar wellicht het hele programma in jouw hoofd staat geprint geldt dit niet automatisch voor je medewerkers. Zorg daarom dat je een gedetailleerd draaiboek opstelt. In een duidelijk draaiboek staan alle activiteiten die tijdens de uitvoeringsfase van het bedrijfsevenement moeten worden uitgevoerd. In het draaiboek staan ook alle contactgegevens van de betrokkenen, zoals de organisatie en leveranciers. Ook het volledige programma van de dag is terug te vinden in het draaiboek. Stuur deze op tijd van tevoren op, zodat er nog eventuele onduidelijkheden kunnen worden toegelicht en aangepast.
Goede balans tussen interactie en passief luisteren
Bestaat het bedrijfsevenement uit verschillende sprekers, voorlichtingen en/of presentaties? Dan is het van belang om ervoor te zorgen dat de balans tussen interactie en passief luisteren goed is. Als jouw gasten te lang passief moeten luisteren zullen ze al snel zich niet meer kunnen concentratie. De concentratieboog van mensen is namelijk niet lang. Zorg voor voldoende afwisseling met interactieve activiteiten. Zorg ook voor voldoende pauzes, zodat mensen even tot rust komen. Door pauzes kunnen mensen ook beter de geleerde kennis verwerken.
Keuze qua locatie
De locatie heeft veel invloed op de sfeer van het evenement. Als de locatie niet goed geventileerd is zullen mensen al snel hoofdpijn krijgen en/of vermoeid raken. Een saaie of duffe locatie kan de sfeer van het bedrijfsevenement negatief beïnvloeden. Zorg er daarom voor dat de locatie past bij de inhoud van het bedrijfsevenement en bij de cultuur van je bedrijfsevenement. Een inspirerende locatie voor een bedrijfsevenement is bijvoorbeeld het congrescentrum Safarimeetingcentre. In dit congrescentrum heb je uitzicht op de savanne van de Safari en het tropisch regenwoud van de Bush van Burgers’ Zoo. Dit is totaal geen saaie locatie. Tijdens de pauzes kunnen je gasten eten in het sfeervolle restaurant. Je hebt keuze uit verschillende vergaderlodges en een congreszaal.
Voor het organiseren van een bedrijfsevenement is het ook belangrijk om te onderzoeken wat de behoefte is van de gasten. Onderzoek dit daarom van tevoren. Maak bijvoorbeeld een schets van een aantal verschillende bedrijfsevenementen en leg deze voor bij de mensen. Zo kan je onderzoeken wat de beste inhoud van het bedrijfsevenement is.
