Elk jaar voor 1 juli moesten bedrijven met honderd of meer werknemers precies bijhouden hoe hun personeel naar het werk reist en hoeveel zakelijke kilometers er gemaakt zijn. Die rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit, kortweg WPM, kostte veel mkb-bedrijven uren aan administratie voor een regeling die eigenlijk bedoeld was voor grote werkgevers. Sinds dit jaar is daar verandering in gekomen, en voor een flink deel van het mkb betekent dat minder papierwerk.
De ondergrens is verhoogd van honderd naar 250 werknemers. Bedrijven daaronder hoeven vanaf rapportagejaar 2026 niet langer te melden hoe hun personeel reist. Een maatregel die niet uit de lucht kwam vallen: de regeling bleek in de praktijk vooral voor kleinere organisaties lastig uitvoerbaar, terwijl de CO2-winst van die groep relatief beperkt was.
Wat de WPM-rapportage precies inhield
De WPM is onderdeel van het Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit, dat sinds 1 juli 2024 van kracht is. Het doel: de uitstoot van woon-werkverkeer en zakelijke reizen met 1,5 megaton beperken in 2030. Werkgevers die onder de regeling vielen, moesten via het portaal van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) aangeven hoeveel kilometers hun personeel aflegde, met welk vervoermiddel en met welke brandstof. Dat betekende in de praktijk: reiskostenvergoedingen uitpluizen, leasecontracten naast elkaar leggen en soms een enquête onder het personeel om de cijfers compleet te krijgen.
Voor een bedrijf met 120 man personeel en een kleine HR-afdeling was dat geen kwestie van een middagje werk. Veel ondernemers schakelden daarom een externe partij in, alleen om aan deze ene verplichting te voldoen. Dat terwijl de impact van die ene organisatie op de landelijke CO2-doelstelling vaak minimaal was: het zijn vooral de grote werkgevers met honderden leaseauto's en duizenden woon-werkkilometers per week die het verschil maken in de optelsom.
De drempel gaat van 100 naar 250 werknemers
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft het besluit aangepast: alleen organisaties met 250 of meer werknemers blijven structureel rapportageplichtig. Daarmee valt een groot deel van het middelgrote mkb buiten de verplichting. Belangrijk is wel dat dit geen vrijstelling met terugwerkende kracht is. Voor rapportagejaar 2025 gold de oude grens van honderd werknemers nog gewoon, en die rapportage moest voor 1 juli 2026 zijn ingediend. Pas vanaf rapportagejaar 2026 geldt de nieuwe grens van 250.
Heb je tussen de honderd en 250 mensen in dienst, dan ben je dus deze zomer voor het laatst verplicht geweest om te rapporteren over 2025. Vanaf nu hoef je geen reisdata meer te verzamelen, tenzij je daar zelf voor kiest.
Vrijwillig rapporteren blijft mogelijk
Bedrijven die onder de nieuwe drempel vallen, mogen nog altijd vrijwillig rapporteren bij RVO. Sommige organisaties doen dat bewust, bijvoorbeeld omdat ze duurzaamheid als onderdeel van hun merk zien of omdat een opdrachtgever daar bij aanbestedingen om vraagt. Een omgevingsdienst kan die vrijwillige rapportage overigens niet inzien of handhaven, dus de druk die bij de verplichte variant hoorde, valt daarbij weg.
Voor de meeste kleinere werkgevers is vrijwillig rapporteren geen must. Wie toch inzicht wil in de reisbewegingen van het team, bijvoorbeeld om de leaseportefeuille te optimaliseren, kan de cijfers natuurlijk ook gewoon intern bijhouden zonder dat bij RVO te melden.
Waarom dit meer is dan alleen minder administratie
Het schrappen van de rapportageplicht staat niet op zichzelf. Het kabinet werkt op meerdere fronten aan het terugdringen van regeldruk voor kleinere werkgevers, ook rond de bijtelling van de zaakauto en andere mobiliteitsregelingen. Voor bedrijven die toch al worstelen met de administratieve last van wet- en regelgeving, zoals eerder ook bleek rond de verplichte salarisvermelding in vacatures, is dit een van de weinige keren dat een verplichting juist verdwijnt in plaats van erbij komt.
Tegelijk blijft het verstandig om niet achterover te leunen. Grotere mkb-bedrijven die richting de 250 werknemers groeien, lopen tegen de grens aan op het moment dat ze die drempel overschrijden. Wie dit jaar 230 man personeel heeft en volgend jaar via een overname naar 260 groeit, moet dan alsnog een WPM-rapportage opzetten, het liefst niet pas in de laatste maand voor de deadline.
Dit is wat je nu wel en niet meer hoeft te doen
Zit je onder de 250 werknemers, dan kun je de reiskilometers-administratie voor de WPM laten rusten. Check wel of je niet per ongeluk nog ergens een intern proces hebt lopen dat is ingericht op de oude rapportageplicht, zoals een jaarlijkse reisenquête die automatisch doorloopt. Dat bespaart tijd die je beter kunt besteden aan zaken die je bedrijf echt verder helpen.
Heb je 250 werknemers of meer, dan verandert er niets: je blijft gewoon jaarlijks voor 1 juli rapporteren via het RVO-portaal. En groei je hard, houd dan in je HR-planning in je achterhoofd dat die grens van 250 ooit in beeld kan komen. Het is een stuk prettiger om een rapportageproces vroeg in te richten dan onder tijdsdruk in de laatste weken voor de deadline alsnog gegevens te moeten verzamelen die je het hele jaar niet hebt bijgehouden. De officiële spelregels en actuele deadlines staan altijd het meest up-to-date op de WPM-pagina van RVO, net als bij andere personeelszaken die vaak schuiven, zoals de WIA-verplichtingen voor werkgevers.